A partir del 1 de enero de 2026, todas las empresas deben tener adaptados sus programas de facturación al Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación. En el caso de los autónomos esa adaptación es obligatoria a partir del 1 de julio de 2026.

La empresa debe asegurarse de que sus sistemas informáticos cumplen con la nueva normativa. En este sentido, el proveedor del software debe entregar a la empresa una declaración responsable indicando que el programa cumple con todos los requisitos, y deberá situarse en un lugar visible de la pantalla.

Los sistemas deberán incorporar mecanismos que garanticen la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas emitidas, como:

• La generación de un hash encadenado para asegurar la secuencia de facturación.
• La inclusión de un código QR en las facturas.

El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros, por lo que es fundamental verificar la adecuación del programa antes de la fecha límite.

El objetivo principal de esta normativa es evitar el uso de software de doble uso y prevenir la manipulación o falsificación de facturas. Desde el 1 de enero de 2026, todos los sistemas deberán registrar cualquier acción del usuario y conservar un registro informático completo de la actividad. No obstante, esta obligación de conservación no será exigible para las empresas que opten por el sistema VERIFACTU.

¿Qué es VERIFACTU?

Sus siglas se corresponden con la expresión “Sistema de emisión de facturas verificables” y consiste en la posibilidad de que, mediante los sistemas informáticos que cumplen los requisitos establecidos por la normativa y sean utilizados por los empresarios, se puedan remitir por medios electrónicos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados.

¿Es obligatorio VERIFACTU?

La obligación es el uso de un programa informático que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la norma. VERIFACTU es optativo, pero es la opción recomendable, ya que aporta una mayor transparencia ante la administración, exime a la empresa de la obligación de conservar una serie de registros informáticos, y facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y de control tributario.

¿Cómo optar por VERIFACTU?

El programa informático incluirá la opción de remitir los registros de facturación a la AEAT.

La adhesión al sistema se entenderá automáticamente ejercida en el momento en que se envíe el primer registro de facturación.

Una vez realizada esta primera remisión, la opción permanecerá vigente hasta el final del año natural en curso y será aplicable a todas las facturas emitidas durante dicho periodo.

Por tanto, la empresa puede optar por el sistema de remisión en cualquier momento, estando obligada a seguir haciéndolo para todas las facturas que emita durante el año natural.

Ámbito de aplicación – ¿La norma es para toda clase de facturas?

Si, afecta tanto a facturas normales como a facturas simplificadas, es decir, siempre que exista obligación de expedir factura el programa debe cumplir con la norma.

¿Puedo facturar con una hoja de cálculo o procesador de textos?

No. A partir de las fechas indicadas, será obligatorio utilizar un programa de facturación adaptado. El uso de sistemas no homologados podrá ser sancionado.

Si su empresa o actividad emite un número reducido de facturas y considera que la adaptación puede suponer un coste adicional, desde Qualium Asesores le ofrecemos una herramienta de facturación, para que pueda cumplir con la norma y también remitir los registros por el sistema VERIFACTU.

¿Estoy incluido en el SII, me afecta VERIFACTU?

Los contribuyentes que remiten sus registros de facturación a través del SII —ya sea por estar inscritos en el REDEME (devolución mensual de IVA) o por ser gran empresa a efectos tributarios— no estarán sujetos a VERIFACTU.

Desde Qualium Asesores quedamos a su disposición para resolver cualquier duda y acompañarle en su adaptación a las nuevas obligaciones de facturación. Para cualquier consulta o asistencia, puede contactarnos en info@qualiumasesores.com