El próximo 5 de octubre entre en vigor el RD 723/2026 de 9 de septiembre que transpone la Directiva 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. El objetivo de la nueva regulación es reforzar la transparencia y previsibilidad de las condiciones laborales, reducir la precariedad y combatir determinadas prácticas laborales excesivamente flexibles o poco transparentes.

1.- PRINCIPALES NOVEDADES PRÁCTICAS

Aumenta de forma importante la información que debe darse al trabajador

Respecto las relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas, la empresa deberá informar por escrito a las personas trabajadores, sobre los siguientes elementos esenciales, además de los que ya eran obligatorios:

• La categoría o el grupo profesional del puesto de trabajo que desempeña la persona trabajadora, incluida la caracterización o la descripción resumida del mismo, en términos que permitan conocer con suficiente precisión el contenido específico del trabajo.
• La cuantía del salario base y de cada uno de los complementos salariales, indicados de forma separada, así como su periodicidad y método de pago. Incluye modo de cálculo de los conceptos salariales que sean variables y los criterios que determinan su percepción.
• La duración de las vacaciones y el procedimiento por el que se fijará el periodo o periodos de su disfrute
• La duración y las condiciones del período de prueba, y la información relativa a las obligaciones respectivas de la empresa y de la persona trabajadora de realizar las experiencias que constituyan el objeto de la prueba.
• La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones (uso de IA). Lo anterior incluirá las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de los citados sistemas cuando se empleen para la toma de decisiones relativas a la determinación, la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo, tales como la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, de la progresión profesional, del lugar de trabajo o de la extinción del contrato.
• La existencia y la identificación del plan de igualdad (exigible en empresas de más de 50 trabajadores) aplicable a la empresa, así como, en caso de que se disponga, la política empresarial de conciliación personal, laboral y familiar, cuando adapte o desarrolle la mínima exigida por la legislación laboral. Asimismo, informará sobre el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo (obligatorio para todas las empresas).
• El procedimiento de extinción del contrato, incluidos los requisitos formales y la duración de los plazos de preaviso que, en su caso, estén obligados a respetar la empresa y la persona trabajadora o, si no es posible facilitar este dato en el momento de la entrega de la información, las modalidades de determinación de dichos plazos de preaviso.
• Identificación del convenio aplicable incluyendo una referencia al código de cada convenio y a la fecha de publicación en el boletín oficial correspondiente; así como sobre su periodo de vigencia y, en su caso, su situación de ultraactividad vigente
• El sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social que opere en la empresa. En particular, se informará sobre la entidad gestora de o colaboradora con la Seguridad Social por la que la empresa opta para la cobertura de cualquier tipo de contingencia o prestación.

La información debe entregase antes del inicio de la relación laboral

Toda la información anterior debe proporcionarse de forma previa al inicio de la relación laboral. Esto cambia radicalmente la práctica habitual hasta momento de regularizar la documentación una vez la persona empieza a prestar servicios. Aunque la norma no fija una antelación mínima concreta, desde una perspectiva preventiva y probatoria resulta recomendable documentar la entrega con cierta antelación.

Las modificaciones deberán comunicarse inmediatamente

Si durante la relación laboral cambia cualquiera de las condiciones informadas, la empresa deberá comunicarlo por escrito lo antes posible y, en todo caso, como máximo el día en que el cambio produzca efectos.

La empresa deberá conservar la prueba de la entrega

La nueva regulación refuerza la carga probatoria empresarial. No basta con disponer del documento: la empresa debe poder acreditar que la información fue efectivamente entregada o recibida por la persona trabajadora.

La entrega podrá hacerse en papel o en formato electrónico, siempre que el sistema utilizado permita:

• acceso real por la persona trabajadora,
• almacenamiento,
• impresión,
• y conservación de prueba de transmisión o recepción.

Por ello, será especialmente importante revisar los sistemas de firma electrónica, acuses de recibo y archivo documental

2.- OBLIGACIONES CON RESPECTO A LA PLANTILLA YA CONTRATADA ANTES DEL 5 DE OCTUBRE DE 2026

Respecto de las relaciones laborales vigentes a esa fecha, la nueva información deberá facilitarse cuando la persona trabajadora la solicite, y en ese caso la empresa deberá responder dentro del plazo legal previsto. No obstante, cualquier modificación posterior de las condiciones sí deberá comunicarse de oficio conforme al nuevo régimen.

3.- QUE RECOMENDAMOS HACER DESDE ESTE MOMENTO

Con el fin de evitar incidencias, reclamaciones o riesgos sancionadores, recomendamos a todas las empresas clientes:

• Revisar y adaptar los modelos de contrato y anexos informativos.
• No permitir incorporaciones sin documentación previa correctamente entregada.
• Implantar o reforzar un sistema de firma y archivo con trazabilidad.
• Revisar la información relativa a las condiciones laborales y el cumplimento de las obligaciones empresariales (protocolos y uso de IA)
• Establecer un circuito específico para: contrataciones urgentes, llamamientos de fijos-discontinuos, modificaciones contractuales.

4.- COMO PODEMOS AYUDARLE

• la adaptación de modelos de contrato y anexos,
• la revisión de su circuito de contratación,
• la preparación de protocolos de entrega y archivo,
• la identificación de riesgos en materia de jornada, salario, temporalidad y sistemas automatizados,
• la regularización documental de la plantilla ya existente.

Desde Qualium Asesores quedamos a su disposición para revisar su situación concreta y ayudarle a implantar el nuevo sistema de cumplimiento. Para cualquier consulta o asistencia, puede contactarnos en emrubio@qualiumasesores.com .